W przedsięwzięciu udział wzięli: Ambasador Królestwa Belgii w Warszawie Colette TAQUET, której towarzyszyli Anne – Marie MASSA – I Sekretarz i Konsul Ambasady Królestwa Belgii w Warszawie oraz Janusz JAROSIŃSKI – Konsul Honorowy Królestwa Belgii w Gdyni.
Stronę polską reprezentowali - Komendant Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej płk SG Robert INGLOT, Komendant PSG w Grzechotkach - ppłk SG Tomasz CHWIETKIEWICZ oraz Naczelnik Wydziału Analiz, Informacji i Współpracy Międzynarodowej - ppłk SG Wojciech BANASIAK. Natomiast przedstawicielem Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie był Dyrektor Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego – Krzysztof KURIATA. Ponadto w spotkaniu udział wzięli funkcjonariusze Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie, z Zastępcą Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie - insp. Tomaszem WĘGLEM na czele.
W trakcie wizyty gościom przedstawiono stan przygotowania służb do odprawy granicznej podczas trwania rozgrywek grupowych Mistrzostw Świata w Piłce Nożnej w Kaliningradzie. Uwagę zwrócono na posiadanie odpowiednich dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy polsko-rosyjskiej. Podróżny jadący na mecz do Rosji musi posiadać ważny paszport i FAN-ID, czyli paszport kibica.
Omówiono możliwie scenariusze wydarzeń, w ramach których zachowanie jednego nieodpowiedzialnego podróżnego, może spowodować daleko idące skutki dla pozostałych.
Zaapelowano także o jak najwcześniejsze stawianie się do odprawy granicznej i bieżące śledzenie sytuacji na granicach, co może pomóc w wyborze odpowiedniego do przekroczenia granicy przejścia.